Capítulo I – CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO
Artigo 1º
O Arquivo da Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto compreende o conjunto orgânico de documentos de natureza histórica, académica e administrativa, produzidos e recebidos de diferentes órgãos e serviços, desde a criação da Academia Portuense de Belas Artes, 1836, e que constitui o seu espólio arquivístico.
Artigo 2º
O Arquivo da Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto reúne, sob sua orientação, toda a documentação acima referida, independentemente do tipo de suporte ou formato, e gere com demarcação das suas características naturais e em razão da sua conservação como prova, referência, informação e estudo.
Artigo 3º
O Arquivo da Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto é um serviço organicamente ligado à Direcção dos Serviços de Documentação e Informação (SDI) e em estrita articulação com o Presidente do Conselho Directivo.
Artigo 4º
Ao Arquivo da Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto compete, de entre outras, as seguintes atribuições:
1. Fazer a gestão de toda a documentação em papel, suporte electrónico ou outro, estabelecendo, de acordo com a Lei, os prazos da sua conservação;
2. Definir uma política de gestão da documentação de natureza administrativa, que estabeleça a sua génese, simplificação e tramitação, apoiando os respectivos Serviços nesta implementação;
3. Facultar à consulta de investigadores e outros interessados toda a documentação existente, passível dessa mesma consulta, orientando-os de modo a acederem mais rápida e facilmente à informação pretendida;
4. Elaborar um inventário de todo o património documental, mantê-lo actualizado e acessível;
5. Organizar iniciativas de divulgação e valorização do património documental/cultural.
Capítulo II – RECOLHA E TRATAMENTO
Artigo 5º
1. Os diferentes órgãos e serviços da Faculdade de Belas Artes do Porto devem requerer ao Arquivo a previsão de uma data, a este conveniente, para o envio e respectiva incorporação da documentação desnecessária ao seu serviço corrente.
2. Os prazos de incorporação serão avaliados, caso a caso, prevendo-se a elaboração de tabelas de triagem.
3. A documentação é acompanhada de uma Guia de Incorporação, segundo o modelo adoptado (anexo 1), e deverá ser preenchida em duplicado e assinada pelos intervenientes.
Artigo 6º
1. O tratamento arquivístico da documentação consiste na sua limpeza e restauro, identificação, classificação e ordenação, sendo um trabalho que reveste uma grande responsabilidade do Técnico Superior, e que deve ser adequado a cada tipo de suporte e espécie documental.
2. Devem ser também cumpridas, por obrigatórias, as normas de indexação.
3. Após o tratamento, a documentação fica sujeita a uma diferenciada gestão, consoante a sua característica – se histórica, académica ou administrativa -, elaborando-se instrumentos de pesquisa adequados para a sua consulta.
Capítulo III – SELECÇÃO E ELIMINAÇÃO
Artigo 7º
1. No que se relaciona com os prazos de conservação, a selecção é efectuada de acordo com as normas gerais estabelecidas pelo ANTT.
2. Em caso de dúvida, será consultado o Técnico Superior do Arquivo Central da Reitoria que superintende a tipologia dos serviços.
Artigo 8º
1. Compete ao Arquivo toda e qualquer eliminação de documentos produzidos e recebidos dos diferentes serviços, de acordo com a legislação em vigor e, na falta desta, prescreve-se que seja feita segundo um procedimento uniforme de critérios.
2. A eliminação resulta de modo a que seja impossível a reconstituição dos documentos.
Capítulo IV – CONSERVAÇÃO
Artigo 9º
Compete ao Arquivo zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições de higiene, segurança e ambientais;
b) Promoção de medidas de preservação e restauro de espécies danificadas;
c) Transferência de suporte de documentos, através de tecnologias adequadas;
d) Reformulação dos espaços em áreas funcionais.
Capítulo V – DIFUSÃO E CONSULTA
Artigo 10º
A comunicação do conteúdo dos documentos processar-se-á através da consulta directa ao documento ou, conforme o caso, através de fotocópia, fotografia ou fotografia digital.
Artigo 11º
Está também prevista a difusão da informação de Arquivo através da Internet, especificamente no que respeita ao arquivo histórico.
Artigo 12º
As condições de acessibilidade à documentação são sempre submetidas à autorização do Presidente do Conselho Directivo, mediante a elaboração de requerimento pelo interessado, onde constem os seguintes elementos:
a) Dados pessoais de identificação;
b) Natureza e objectivos da pesquisa.
c) Comprometimento em fornecer ao Arquivo resultados da investigação ora requerida.
Artigo 13º
Toda e qualquer consulta são praticadas no espaço da Biblioteca, local de leitura pública.
Artigo 14º
É expressamente proibido:
a) Decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou danificar com qualquer instrumento ou por outra forma os documentos de consulta;
b) Retirar do Arquivo qualquer documento sem o conhecimento prévio do responsável do Arquivo;
c) Praticar acto que perturbe o bom funcionamento do Arquivo.
Artigo 15º
A documentação administrativa, requisitada por qualquer órgão ou serviço internos, em impresso de modelo facultado pelo Arquivo (anexo 2), só permanece fora deste até ao prazo máximo de trinta dias, renovável mediante novo pedido.
Artigo 16º
1. Terminado o período de validade da requisição, segundo o artigo 15º, o Arquivo avisará o serviço requisitante, solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação do pedido.
2. Ao ser devolvida a documentação, deverá ser conferida a sua integridade e ordem interna, perante quem a devolve e/ou requisitou.
Artigo 17º
Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão cedidos para consulta mediante parecer e autorização escrita do Presidente do Conselho Directivo, sem prejuízo das restrições impostas por Lei.
Capítulo VI – EMPRÉSTIMO
Artigo 18º
O empréstimo de documentos para fora da Instituição que façam parte do fundo histórico, e só estes poderão ser alvo da prática desta modalidade, só será considerado, dentro de especiais restrições, e com aprovação do Presidente do Conselho Directivo e o Técnico Superior do Arquivo.
Capítulo VII – PESSOAL: DEVERES E ATRIBUIÇÕES
Artigo 19º
Compete ao responsável pelo Arquivo, além das atribuições já enunciadas, e no âmbito das suas funções:
a) O cumprimento global deste regulamento;
b) Providenciar a segurança dos acervos documentais existentes no Arquivo;
c) Zelar pela boa conservação física das espécies em depósito;
d) Fornecer, mediante as necessárias ponderações, a reprodução de documentos;
e) Procurar, dentro dos limites legais, rentabilizar as cedências de informação a investigadores e interessados, de modo a obter fundos para colmatar despesas extra orçamentais;
f) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística, a desenvolver no respectivo serviço;
g) Zelar pela dignificação do serviço.
Artigo 20º
Anualmente será elaborado um relatório de actividades.
Artigo 21º
Anualmente será elaborado um plano de actividades.
Capítulo VIII – NORMAS DE REPRODUÇÃO
Artigo 22º
1. Salvo casos especiais de documentos muito danificados, as fotocópias são o meio mais utilizado para a reprodução da informação, contudo, não são o mais aconselhável;
2. Atendendo às novas tecnologias, a digitalização passará a ser o meio de eleição para tal fim, prevendo-se para breve a implantação nestes serviços desse modo de reprodução;
3. Criar-se-ão então, neste regulamento, as cláusulas que nortearão a sua aplicação.
Capítulo XI – CASOS OMISSOS
Artigo 23º
As dúvidas e os casos omissos não previstos neste regulamento serão resolvidos pelo Presidente do Conselho Directivo ou em quem ele delegar, com o parecer do Responsável pelo Arquivo.
Capítulo X – REVISÃO
Artigo 24º
O presente regulamento será revisto periodicamente, e sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do Arquivo da Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto.